6 Schritte zu einer nachhaltigen Planung der Unternehmensprozesse

Eine sich über das Geschäftsjahr erstreckende und die Mitarbeitenden integrierende Unternehmensplanung verhindert operative Hektik und verdichtet die Erkenntnisse stufengerecht. Dies widerspiegelt sich in der Folge in einer präzisen Budgetierung und einer stringenten Massnahmenumsetzung. Die praxiserprobte Methode von NAEFPARTNERS baut sich über 6 Schritte auf.

Blog #5, Peter Riva – Ein Unternehmen ist ein komplexes System, welches permanent mit seiner Umwelt interagiert. Die Vielfalt der Bestandteile dieses Systems und deren Wechselwirkungen gilt es zu verstehen und zu planen. Die Dynamik an Veränderungen steigt stetig und die verfügbare Datenmenge wächst exponentiell – gerade in Transformationsphasen wird die Planung umso wichtiger

Eine Unternehmensplanung, welche diese Komplexität berücksichtigt, kann unabhängig von der Unternehmensgrösse oder der Organisationsform wesentlich zum Erfolg beitragen. Eine zweckdienliche und pragmatische Vorgehensweise ist ein Muss. Idealerweise zieht sich ein roter Faden von der Eignerstrategie über die Unternehmensstrategie zur Mehrjahresplanung bis hin zum Budget. In einem solchen Setting leistet die Planung einen relevanten Beitrag zur erfolgreichen Unternehmensentwicklung und führt bei Mitarbeitenden und Führungskräften zu einem klaren Fokus.

Planung ist keine statische oder einmalige Arbeit. Periodische und terminierte Neubeurteilungen sind wichtig, um auf die sich anhaltend verändernde Umwelt zu reagieren. Dies schafft ein gemeinsames und aufeinander abgestimmtes Verständnis. Viele der im Rahmen des Planungsprozesses getroffenen Annahmen basieren auf der Auseinandersetzung mit Eventualitäten und Abhängigkeiten. Dies ermöglicht schnellere und durchdachtere Reaktionen auf Abweichungen.

NAEFPARTNERS hat eine Methodik zur Implementierung einer nachhaltigen Unternehmensplanung entwickelt. Mit dieser Vorgehensweise wird nicht nur die erstmalige Erstellung effizient gestaltet, auch die nachhaltige Pflege und periodische Weiterentwicklung wird systematisch unterstützt.

Die Methodik orientiert sich an folgenden Prämissen:

• Möglichst viele Anspruchsgruppen in die Planung involvieren. Nur so kann die Akzeptanz sowie Durchdringung der Planung sichergestellt werden. Die Steuergrössen sind gemeinsam zu planen, dementsprechend werden alle zentralen Aspekte des Unternehmens abgebildet
• Ein lernendes System etablieren. Ist die Planung einmal aufgesetzt, profitiert das System von den laufend gewonnenen Erkenntnissen. Über die Zeit werden so die zentralen Planungselemente entwickelt und anpasst
• Die gesamte Planung aus der Unternehmensstrategie ableiten. Der höchsten Planungsebene liegt der Zeithorizont der Strategie zu Grunde. Diese wiederum bildet die Prämissen für die Detailplanung, die rollend oder für 12 Monate gemacht werden kann. Die gemachten Erfahrungen und veränderten Rahmenbedingungen fliessen dadurch stets ein. Je kürzer der Planungszyklus, desto detaillierter werden die einzelnen Aspekte geplant
  
  

Eine auf diesen Grundlagen basierende Planung führt dazu, dass sich ein Unternehmen über das Geschäftsjahr mehrmals strukturiert mit den unternehmensrelevanten Themen auseinandersetzt.

• Das erste Mal zu Beginn des Jahres. Der Jahresabschluss wird dem Budget gegenübergestellt und die Abweichungen werden analysiert
• Vor dem Sommer wird im Rahmen eines Strategiereviews mit vorlaufender Analysephase die Weiterentwicklung der Strategie vereinbart. Die Prioritäten werden nötigenfalls angepasst, und die Massnahmen zur Strategieumsetzung werden aktualisiert
• Nach dem Sommer werden die Strategieanpassungen in Form von Prämissen in der Mehrjahresplanung abgebildet und der Planungshorizont um ein weiteres Jahr ergänzt
• Das Jahr eins der Mehrjahresplanung bildet den Rahmen für die alljährliche, meist im Herbst stattfindende Budgetplanung
  
  

Die Vorgehensweise von NAEFPARTNERS ist dynamisch und wird auf das jeweilige Bedürfnis des Unternehmens angepasst. Im Wesentlichen basiert sie auf den folgenden sechs Projektschritten:

Schritt 1: Projektdefinition und Auswahl der Beteiligten am Planungsprozess
Durch eine kluge Auswahl des Projektteams und der am Planungsprozess phasenweise beteiligten Kollegen und Kolleginnen werden umfassende Unternehmenskenntnis und eine breite Akzeptanz der Planung sichergestellt – ein entscheidender Erfolgsfaktor

Schritt 2: Analyse
Mit einer umfassenden Analyse der Ausgangslage werden die Stärken und Schwächen (SWOT Analyse) des bestehenden Planungsprozesses festgestellt. Ebenso wird der Beitrag der Planung zur Erreichung der strategischen Ziele evaluiert. Das heisst, strategisch relevante Aspekte des Unternehmens müssen geplant werden!

Schritt 3: Milestones
Mit Hilfe von klar definierten Milestones wird die Unternehmensplanung ein fixer Bestandteil der Jahresagenda des Unternehmens und mit entsprechendem Gewicht in den Kalendern verankert

Schritt 4: Planungsinhalte und roter Faden
Die Planungsprämissen bilden den roten Faden der Unternehmensplanung. Je kürzer der Planungszeitraum, desto detaillierter soll die Planung sein. Eine langfristige Planung hat eine höhere Abstraktion als das Budget, die wesentlichen Planungsgrössen sind dieselben

Schritt 5: Bestimmen der Tool-Landschaft
Die Wahl der Unterstützungsmittel kann die Umsetzung stark vereinfachen. Die geeigneten Tools vereinfachen die Erarbeitung und die Dokumentation der Planung. Ebenso bieten sie in der Regel wesentliche Unterstützung in der Kommunikation und der Schaffung unternehmensweit notwendigen Akzeptanz

Schritt 6: Implementierung mittels Pilot-Jahr und Learning
Bei der Ersteinführung startet ein Lernprozess. Über die Zeit wird die Planung zu einer Selbstverständlichkeit und ein fixes Instrument zur Gestaltung der Unternehmensentwicklung sowie der Kommunikation. Die Planung wird so zu einer vertrauensbildenden Massnahme innerhalb und ausserhalb der Unternehmung

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